「AIを入れたのに、仕事のやり方は前と変わっていない」。そんな声を、社内で聞くことはないでしょうか。ツールの数は増えました。部署ごとに使い方の勉強会もした。それでも、資料の作り方も、会議の進め方も、物事の決まり方も、去年とほとんど同じままです。
手は打ってきたはずです。全社でアカウントを配った。研修もした。使い方のうまい人が、社内で共有もしてくれた。それなのに、変化の速度そのものは上がっていない。
では、なぜ道具だけが増えて、進み方が変わらないのでしょうか。使う人のリテラシーの問題として語られがちですが、そこを責めても、次の一歩はなかなか出てきません。
この記事では、AIに仕事を任せたときに起きる「情報が渡らない」という現象から考えます。そのうえで、AIに任せる前に決めておく3つと、明日から試せる業務フローの書き方まで整理します。ツールの選び方ではなく、AIに仕事をどう渡すか、その前提となる「組織の設計」の話です。
1. AIを入れても仕事が変わらない。詰まっているのは「情報の渡し方」と「決め方」
AIの導入で速くなるのは、たいてい作業そのものです。文章を書く、要約する、表を整える。この部分は、たしかに速くなります。ところが、仕事全体の進み方となると、話が変わってきます。
進み方を決めているのは、作業そのものより、その前後にあるものだからです。誰がどの情報を持っているのか。決めるのは誰で、どこまで決めてよいのか。ここが変わらないかぎり、作業だけが速くなっても、全体の速度は上がりにくいのではないでしょうか。
つまり、詰まっている場所は、次の2つに分けて見ることができます。
- 情報の渡し方：必要な情報が、必要な相手に届く道があるか
- 決め方：誰が、どこまで決めてよいのかが決まっているか
ツールを増やすこと自体が悪いわけではありません。選べる道具が増えるのは、それだけで前進です。ただ、組織の設計図——どこに情報を置き、誰がどこまで決めるのかという決まりごと——が前のままだと、速くなるのは作業の部分にとどまります。
AIを入れることで速くなるのは「作業」でも、それだけで組織全体の「進み方」まで速くなるとは限りません。
では、なぜそう考えるようになったのか。私自身のつまずきから書きます。
2. 複数のAIに仕事を分けたら、情報がまったく共有されていなかった
私は普段、AIとの会話を用途ごとに分けて使っています。会計まわりを相談する場、営業の相談をする場、資料を作る場、といった具合です。同じサービスを使っていても、会話の場が違うと、別の相手と話しているような感覚になります。
しばらく使ってみて、気づいたことがあります。それぞれの場のあいだで、私が期待していたようには情報が共有されていなかったのです。
たとえば私の肩書きは、代表取締役運転手（CEO）／パラダイムシフターという、少し変わった書き方をしています。営業の相談をする場では、この肩書きを知っている。ところが、資料を作る場では知らない。「あれ、さっき話したよね」と思っても、その会話の場では初めて伝える情報になっていました。
もちろん、これは私ひとりの使い方の話にすぎず、そのまま一般化はできません。ただ、「情報はどこかにあるのに、必要な場所には届いていない」という構造は、組織のなかでも起きているのではないか。 そう考えると、説明のつくことがあります。
ここから先は、この体験をきっかけにしたBulldozerとしての見立てです。
では、この「情報が分かれている」という状態を、どう捉えればよいのでしょうか。
3. 情報が分かれている前提で、「どうつなぐか」を設計する
少なくとも、私が使っている環境では、会話の場が分かれると、前提がそのまま引き継がれないことがありました。なぜそのような仕様になっているのかは、サービスや設定によっても異なります。ただ、使う側から見ると、会話の場が分かれていることには利点もあります。
1つのテーマを深く詰め、その状態を残しておける。用途ごとに役割や前提を分けて使うこともできます。一方で、すべての情報が文脈を問わず混ざってしまえば、どの情報をどの場面で参照すべきかが分かりにくくなる可能性もあります。
だから、ここで問題にしたいのは「情報が分かれていること」そのものではありません。分かれていることを前提に、必要な情報をどこに置き、どうつなぐのかを、使う側が設計できているかどうかです。
たとえば、「最新の情報が出たら、AさんにもBさんにもCさんにも共有してください」と決めたとします。3人なら、それでも回るかもしれません。ただ、10人、20人と増えていけば、一人ひとりに同じ情報を配り続けるやり方には限界があります。
そこで、一人ひとりに配るのではなく、真ん中に情報を置く場所をつくる。全員が参照する共通の場所を決め、更新されたらそこを見る。重要なのは、AIが自動的に理想的な情報の流れをつくってくれると期待するのではなく、「どの情報を、どこに置き、誰が参照するのか」という設計を、使う側が持つことです。
そして、この構造を眺めていると、別の問いが浮かんできます。
これは、本当にAIだけの話なのでしょうか。
4. 似たことが、会社のなかでも起きている
ここまでの話は、そのまま組織に置き換えて考えることができます。情報は、社内のどこかには溜まっている。ただ、どこを見ればよいのかが決まっていなかったり、そこを見に行くことが仕事の流れに組み込まれていなかったりする。結果として、必要な人まで情報が届きません。
実際、隣の部署が半年前に検討していたことを知らないまま、別の部署で同じ検討をやり直していた。そんな話は、多くの会社で聞きます。クラウドや社内SNSといった情報共有のためのツールがあっても、それだけで情報が必要な人に届くとは限りません。
ここで注意したいのは、これを担当者の怠慢にしないことです。見に行かないのは、見に行く時間が業務として認められていないからかもしれません。共有されないのは、共有する先が決まっていないからかもしれません。
「共有する意識が足りない」と人の問題にする前に、情報の置き場所、配る順番、確認する時間が設計されているかを見る。 その方が、次に変えるべきものを具体的に考えられます。
だとすれば、組織の設計図がないままAIを増やしても、現実の組織で起きている情報の詰まりを、AIを使う仕事のなかでも繰り返してしまう可能性があります。
では、AIに仕事を渡す前に、何を決めておけばよいのでしょうか。
5. AIに渡す前に決める3つ。置き場所・配り方・権限
大がかりな仕組みを作る前に、まずは1つの業務だけで試せます。AIに仕事を渡す前に、次の3つを決めてみてください。「置き場所・配り方・権限」の3つが、組織の設計図のいちばん小さな単位だと考えています。 これは学術的な分類ではなく、実務のなかで整理したものです。
- 置き場所：共通の前提を、どこに置いておくか
- 配り方：更新が出たとき、どういう順番で伝わるか
- 権限：どこまでを任せて、どこからを人が決めるか
置き場所は、会社の基本情報や進行中の案件のように、毎回参照する前提をまとめておく場所です。AIとの会話の場ごとに何度も説明し直している内容があるなら、それが置き場所を決めるヒントになります。
配り方は、情報が更新されたときの流れです。一人ひとりに同じ情報を伝えるのか、共通の情報を置く場所を更新して各自が見に行くのか。人数や関係者が増えるほど、「誰に伝えるか」だけではなく、「どこを見れば最新の情報が分かるか」を決めることが重要になります。
権限は、AIにどこまで任せ、どこからを人が判断するのかという線引きです。ここが曖昧なままだと、AIに任せたあとですべてを人が確認し直すことになり、任せた意味が薄くなります。
3つとも完璧に決める必要はありません。まずは1つの業務を選び、「置き場所・配り方・権限」のうち、いちばん詰まっている1つだけを決めてみる。 そこから始めれば十分です。
では、この設計は、どうすれば自分で描けるようになるのでしょうか。
6. 設計を書く力は、業務フローを1つ書くところから育つ
ここで考えたいのが、設計を描ける状態と、描けない状態の違いです。設計を描けないままAIを使うと、現実の仕事で起きている情報の詰まりや手戻りを、AIを使う仕事のなかでも繰り返してしまう可能性があります。
では、どこから始めるか。その第一歩として、業務フローを書いてみる方法があります。 まず全体を俯瞰して、自分の担当がどこに位置しているかを描く。そのうえで、自分の担当を細かく分解していきます。
見るポイントは、誰とどんな情報をやり取りしているのか、どのシステムを経由しているのか、どこで判断が行われているのかです。そして最後に、AIなどに任せられる部分と、人が決める部分を分けてみます。
書いてみると、自動化できる部分と、任せてもずれが出続ける部分が分かれて見えてきます。私の場合、資料を作るときに、ロゴやページ番号の位置が毎回ずれるといった細かいつまずきがありました。こうしたずれは、後から毎回直すより、最初にルールとして決めておく方が早い。手戻りを減らすための設計を、先に置くという考え方です。
AIに任せる仕事を探す前に、いまの仕事が「どんな情報を受け取り、どこで判断し、次に何を渡しているのか」を描いてみる。 それだけでも、AIに渡せる部分と、人が設計しなければならない部分が見えやすくなります。
まずは今週、自分が毎週くり返している業務を1つだけ選んで、フローを書き出してみてください。紙1枚で足ります。
では、こうした設計する力や基礎は、これからのAI時代にどう効いてくるのでしょうか。
7. AI時代だからこそ、「設計する力」と「基礎の知識」が効いてくる
AIが広がると、基本的なことは覚えなくてもよくなる。そんな感覚を持つこともあるかもしれません。ただ、実際に使い込んでみると、むしろ逆のことが起きているように感じています。
AIは、聞けば答えてくれます。ところが、返ってきた答えのどこが重要で、何が抜けているのかは、こちらに判断の土台がないと見分けにくい。財務や契約のような領域では、特にこの差を感じることがあります。
もちろん、資格や学位が必要だという話ではありません。ここでいう基礎とは、自分なりに物事を判断し、全体を捉えるための土台を持っていることです。組織でいえば、目指す先を決め、そこから体制や業務の流れを組み立てておくこと。個人でいえば、全体を俯瞰し、自分の仕事を分解して説明できることです。
AIが答えを出してくれるようになるほど、その答えをどう使うのかを判断するための「基礎」と、仕事全体を組み立てる「設計する力」が、むしろ重要になっていくのかもしれません。
速さが求められる時代だからこそ、土台や基礎が効いてくる。AIを使いながら仕事をしていると、そんなことを感じます。
最後に、この記事で考えてきたことを、自分の仕事に引きつけて確認してみましょう。
まとめ：AIの前に、情報の置き場所と決め方を設計する
AIを導入しても、なぜ仕事のやり方が変わらないのか。この記事では、その理由を使う人のリテラシーだけに求めるのではなく、「情報の渡し方」と「決め方」という設計の側から考えてきました。
私が複数のAIとの会話を使い分けるなかで経験した「情報が必要な場所に渡っていない」という状態は、会社の部署間で起きていることにも重なって見えました。これは一つの体験から得た見立てですが、そこから考えると、AIという新しい道具を増やす前に、仕事そのものの設計を見直す余地があるのではないでしょうか。
AIに仕事を任せる前に、「情報をどこに置くか」「どう配るか」「どこまで任せるか」を決める。そして、その土台となる業務の流れを、自分たちで描けるようにしておく。 これが、この記事で持ち帰ってほしいポイントです。
一度、いまの職場のやり取りを思い浮かべてみてください。
- 毎回説明し直している前提は、どこかに置いてありますか
- 更新が出たとき、それはどういう順番で伝わっていますか
- どこまでを任せて、どこからを人が決めるかは、決まっているでしょうか
- 自分の担当している業務の流れを、紙1枚で描けるでしょうか
すべてを一度に変える必要はありません。まずは今週、くり返している業務を1つだけ選んで、フローを書き出してみてください。
「どのAIを導入するか」という問いの前に、「うちの情報は、どこに置かれ、どう配られ、誰が決めているか」と問い直してみる。あなたの会社の「組織の設計図」は、いま誰の手元にあるでしょうか。
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Podcast
この記事のもとになった回では、複数のAIに仕事を分けたときに起きたことから、組織の情報共有、そしてAI時代に効いてくる基礎まで、約36分にわたって話しています。
EP42の音源はこちら
一人ひとりが、仕事の流れを描ける組織へ
ここまで紹介してきた「置き場所・配り方・権限」を決めることや、業務フローを1枚書くことは、今日から個人でも、チーム単位でも始められます。
ただ、これを組織全体に広げようとすると、話が変わります。共通の前提をどこに置くのか。更新された情報をどう届けるのか。どこまでを現場やAIに任せてよいのか。こうした仕事の進め方は、個人の工夫だけでは動かしにくく、その組織に根づいている「当たり前」の側まで見る必要があります。
Bulldozerでは、こうした組織に根づく「当たり前」を、見えないOS＝文化として捉え、その再設計に取り組んでいます。 AIや新しい仕組みを導入するだけでなく、それを活かせる情報の流れ、意思決定、仕事の進め方まで含めて考える。それが、Bulldozerのカルチャーエンジニアリングの領域です。
「AIを導入したのに、仕事の進め方が変わらない」「部署をまたぐと情報が止まる」「新しい仕組みを入れても、以前と同じやり方に戻ってしまう」。
そうした課題がある場合は、まず現在の組織の設計図を一緒に整理するところから始められます。
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